Isännöinti Kota Oy tarjoaa isännöintipalveluita, joten käsittelemme asiakastaloyhtiöidemme osakkaiden ja asukkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa isännöintisopimuksen mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiöissä.

Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiöille hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa taloyhtiön ja isännöintiyrityksen etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiön virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön käyttämille palveluntarjoajille, kuten huoltoyhtiölle, kirjanpitotoimistolle ja perintäyhtiöille. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja asiakastaloyhtiöidemme asukkaista ja osakkaista:

• huoneiston tiedot
• huoneiston osakkeenomistajien etu- ja sukunimet, sekä henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämättömiä
• huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet, sekä henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämättömiä
• puhelinnumerot
• sähköpostiosoitteet
• sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat
• huoneiston omistussuhteet (osakas, vuokralainen, hallintaoikeutettu yms.)
• huoneiston muutostyöt

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa, kun se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse, lomakkeilla tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy Huoneistotieto.fi -palveluun kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tietojen ajantasaisuuden, päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen ja kirjanpitotoimiston työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme turvallisessa ja lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintiyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä toimistomme asiakaspalveluun aspa@isannointikota.fi / puh. 050 553 3349.